Mit dem eRoom | Lifecycle Manager wird ein eRoom vom Antrag eines Anwenders, über die Freigabe, die aktive Nutzung bis hin zur Löschung bzw. Archivierung von Beginn an erfasst und gesteuert, so dass Sie jederzeit über den Status aller Räume und Mitglieder informiert sind.

Bitte lesen Sie die nachfolgenden Fragen, um herauszufinden, ob diese Lösung einen Nutzen für Sie haben wird:

• Wissen Sie, welche eRooms auf Ihrem Server noch aktiv genutzt werden?

• Wissen Sie, welche Mitglieder noch aktiv in eRoom arbeiten?

• Haben Sie einen Unterstützungsprozess definiert und umgesetzt, mit dem Sie einen eRoom vom Antrag bis zur endgültigen Löschung verfolgen können?

• Wissen Sie, wann Sie an technische Grenzen Ihres Servers stoßen?

Wenn Sie mindestens eine der vier Fragen mit „Nein“ beantworten können, dann könnte es sich für Sie lohnen, mehr über diese Lösung zu erfahren.

Der "eRoom | Lifecycle Manager" gibt Ihnen die Möglichkeit, den Lebenszyklus von Räumen und von Mitgliedern transparent zu machen und gezielt zu steuern.

Es wird ein eRoom oder Mitglied vom Antrag eines Anwenders, über die Freigabe, die Aktive Nutzung bis hin zur Löschung bzw. Archivierung von Beginn an erfasst und gesteuert, so dass Sie jederzeit über den aktuellen Status aller eRooms und Mitglieder informiert sind. Damit kann zu keinem Zeitpunkt ein „Wildwuchs“ auf Ihrem Server entstehen.

Ein weiterer wichtiger Effekt ist, dass der Lebenszyklus von Informationen berücksichtigt wird und am Ende der Laufzeit eines eRooms auch nur die finalen und engdültigen Informationen dauerhaft abgelegt bzw. archiviert werden. Alle Daten und Dokumentenversionen, die nur der Erstellung von Ergebnissen gedient hatten, werden gelöscht. Dies macht z.T. bis zu 95% der Datenmengen eines eRooms aus, die am Ende der Laufzeit vom System gelöscht werden können.

1. eRoom Homepage: Die eRoom Homepage ersetzt die Standard-Anmeldeseite Ihres Servers mit einem Informationsportal, das allen Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich über die Anwendung und den Nutzen von eRoom zu informieren. Darüber hinaus können Anwender einen eRoom, neue Mitglieder oder Trainings beantragen.

2. Elektronische Antragsformulare: Von der Homepage aus können eRooms, Mitglieder, Trainings oder andere Services beantragt werden. Für diese Anträge werden Formulare erstellt, die der Anwender entsprechend ausfüllen kann.

3. Automatisierter Freigabeprozess: Nachdem ein Antrag für ein neues Mitglied oder einen neuen eRoom gestellt wurde, startet ein definierter Freigabeprozess. Die Freigabe erfolgt z.B. durch den Vorgesetzten mittels Emailbenachrichtigungen.

4.  Automatisierter Erstellungsprozess von Mitgliedern und Räumen basierend auf Templates: Ein neuer eRoom kann nach der Freigabe vollautomatisch auf Basis eines Templates, mittels Assistenten selbst konfiguriert, oder manuell durch den eRoom Support erstellt werden.

5. Review Benachrichtigungen: Sobald der eRoom erstellt und der Koordinator eingeladen wurde, beginnt die aktive Nutzung. Nach einem definierten Datum wird der eRoom automatisch in den Status „Review“ gesetzt und der Koordinator sowie der eRoom Support per Emailbenachrichtigung über den Review informiert. Dies führt entweder zu einer Verlängerung der Nutzung oder zur Archivierung des Raumes. Ähnliches gilt auch für die Mitglieder. Hat sich ein Mitglied eine gewisse Zeit lang nicht mehr am System angemeldet, erhält der Anwender eine Emailbenachrichtigung, ob er eRoom noch aktiv nutzt.

6.  Archivierungsdienste: Wird der eRoom nicht mehr benötigt, so kann der eRoom entweder direkt gelöscht, einzelne Dokumente in ein Dokumenten Management System überführt oder der gesamte eRoom offline nutzbar exportiert und archiviert werden ("eRoom | offlineExplorer").

7.  Automatisierter Lösch- bzw. Deaktivierungsprozess: Sobald der eRoom archiviert wurde, wird er automatisch vom Produktivsystem gelöscht. Mitglieder die den eRoom nicht mehr aktiv nutzen, werden automatisch deaktiviert.

8.  eRoom Service Report: Damit Sie einen regelmäßigen Status über den eRoom Server haben, wird ein monatlicher Bericht erstellt, in dem alle aktuellen Zahlen dargestellt und Hinweise darauf gegeben werden, falls technische Servergrenzen erreicht werden ("eRoom | Business Reports").

9.  Billing Report: Wenn Sie möchten, wird ein monatlicher Report erstellt, der Ihnen die Benutzer pro Kostenstelle pro Monat erzeugt, damit Sie die Kosten intern verteilen können.

10.  Usage Analyzer: Mit dem Usage Analyzer lässt sich der Nutzungsstatus der bereits bestehenden Räume auf  Basis von Regeln ermitteln und vollautomatisiert in den "eRoom | Lifecycle Manager" übernehmen.

eRoom | Lifecycle Manager wird in den meisten Fällen durch Konfiguration an die Prozesse des Kunden angepasst. Hierzu empfehlen wir einen 1-tägigen Workshop:

• Workshop zur Aufnahme und Dokumentation der Anforderungen

• Installation und Konfiguration

• Administratoren und Helpdesk-Schulung

• Support

• Individuelle Produktanpassungen