Der eRoom | Usage Analyzer gibt einen vollständigen Überblick über die aktuelle Nutzung aller Räume und deren Inhalte sowie die Konsequenzen einer möglichen Migration – eine ideale Ausgangslage für die Bereinigung Ihres Systems, die Senkung von Betriebskosten oder die Vorbereitung von Upgrades und Migrationen.

Viele eRoom-Installationen bestehen über viele Jahre hinweg. Alle diese Installationen haben gemeinsam, dass Unmengen an Räumen und Daten vorhanden sind, die nicht mehr genutzt werden und auch keinen Wert mehr für das Unternehmen darstellen. Dabei kann es sich um Tausende von Räumen und Terabyte an Daten handeln. Diese ungenutzten Datenmengen treiben die gesamten Betriebs- und Wartungskosten in die Höhe und stellen ein nicht unerhebliches Risiko bei Upgrades und Migrationen dar. Mit dem „eRoom | Usage Analyzer“ verfügen Sie über ein Werkzeug, das Ihnen die notwendigen Daten bereitstellen kann, um das eRoom-System aufzuräumen und von Altlasten zu befreien.

Der eRoom | Usage Analyzer erstellt eine Auflistung aller Räume auf dem eRoom-Server und ermittelt dabei 90 Werte pro Raum. Dazu gehören z. B. der Zeitpunkt des letzten Logins eines Mitglieds, der Zeitpunkt der letzten Änderung, die Anzahl von Dokumenten einer bestimmten Größe, die Anzahl von Datenbanken und anderen eRoom-Elementen.

Diese Daten können folgendermaßen weiterverwertet werden:

1. GAP-Analyse in Bezug auf das Zielsystem
Die eRoom-Software verfügt über ein größeres funktionales Spektrum als z. B. die Zielsysteme „CenterStage Pro“ oder auch „MS Sharepoint“. Dadurch entsteht eine Lücke an Funktionen, was zu einem Verlust von Daten bei der Migration führen kann. Die Größe der Lücke und damit die Menge der nicht zu migrierenden Elemente und Inhalte hängen maßgeblich von der tatsächlichen Nutzung von eRoom im Unternehmen ab. Daher kann erst nach einer individuellen GAP-Analyse eine genaue Aussage über den zu erwartenden Datenverlust getroffen werden.

2. Regelbasierte Kategorisierung
Auf Basis der erhobenen Daten lassen sich Regeln erstellen, um Räume in eindeutige Kategorien einzuordnen. Im Rahmen einer Migrationsvorbereitung können beispielsweise die folgenden Kategorien genutzt werden:

1. Aktive Räume, die noch genutzt werden:

• Räume, die automatisiert migriert werden können
• Räume, die manuell bereinigt werden müssen
• Räume, die nicht migriert werden können

2. Inaktive Räume, die nicht mehr genutzt werden:

• Räume, die archiviert werden müssen
• Räume, die gelöscht werden können

3. Professionelles Reporting der Ergebnisse
Die Ergebnisse der GAP-Analyse, wie auch die der Kategorisierung, werden automatisch in einem ausführlichen Bericht auf Basis von MS Excel erzeugt und bereitgestellt. Mit diesem Bericht erhalten Sie Aufschluss über die aktuelle Nutzung des eRoom-Servers sowie die Konsequenzen für eine mögliche Migration.

Der „eRoom | Usage Analyzer“ ist auch Teil des „eRoom | Migration Managers“. Der Migration Manager ist ein Werkzeug, das die gesamte Migration von Räumen steuert – von der Benachrichtigung der Anwender über die Archivierung von Inhalten bis zum Ansteuern des Migrationsvorganges und dem anschließenden Löschen. Der Usage Analyzer lädt alle Räume in den Migration Manager und sortiert diese anhand definierter Kategorien in die entsprechenden Weiterverarbeitungsschritte des Migration Managers.

Der „eRoom | Usage Analyzer“ kann als lizenziertes Produkt erworben oder im Rahmen eines Serviceangebots genutzt werden:

• Wenn Sie den Usage Analyzer als Produkt erwerben, können Sie diesen uneingeschränkt einsetzen und verwenden.

• Sollten Sie einen einmaligen Status über die aktuelle Nutzung Ihres eRoom-Servers wünschen, können wir diesen auch im Rahmen eines Serviceangebotes verwenden, ohne dass Sie eine Lizenz erwerben müssen. Der Aufwand liegt dabei abhängig von der Installationsgröße ungefähr zwischen 5 und 10 Tagen.