eRoom | Migration Manager

eRoom-Migrationen professionell vorbereiten und steuern

Analysiert und kategorisiert alle bestehenden Räume auf dem Server und steuert den gesamten Migrationsprozess.

 

Übersicht

 Erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Nutzung von Räumen und deren Inhalte anhand von 90 Werten.

 Kategorisieren Sie alle Räume automatisch und regelbasiert auf Grundlage der ermittelten Werte.

 

 Zeigen Sie als Ergebnis die Konsequenzen einer anstehenden Migration in ein neues Zielsystem auf.

 Führen Sie die Migration automatisiert  und kontrolliert durch.

 Versenden Sie automatisierte  Benachrichtigungen an die Anwender.

 Minimieren Sie die Migrationsrisiken.

 

 

Ausgangslage

Ihre eRoom-Installation ist seit Jahren in Betrieb, und es haben sich u. U. Tausende Räume und damit Terabyte an Daten angesammelt, bei denen nicht eindeutig klar ist, ob sie noch aktiv genutzt werden oder bereits lange nicht mehr in Verwendung sind. Dies führt zu vermeidbaren Migrationsrisiken durch nicht mehr verwendete Daten, die auch keinen Wert mehr für das Unternehmen darstellen.


In den meisten Unternehmen muss mit den Eigentümern (Koordinatoren) der jeweiligen Räume abgesprochen werden, ob solche ungenutzten Räume und Daten archiviert, gelöscht oder migriert werden können. Bei einem manuellen Vorgehen kann dies nur mit einem enormen personellen Aufwand in einem adäquaten Zeitrahmen durchgeführt werden.


Durch die Größe der meisten eRoom-Installationen ergibt sich eine zu erwartende Gesamtmigrationsdauer von einigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten. Damit lässt sich eine Migration – salopp ausgedrückt – nicht „über das Wochenende“ durchführen, sondern muss raumweise und kontrolliert erfolgen.

  • Voraussichtliche Dauer der Migration
  • Voraussichtlicher Aufwand der Migration (Werkzeuge und Personalaufwand)
  • Mögliche Risiken bei der Durchführung einer Migration (in technischer Hinsicht und für die Anwender)
  • Voraussichtlicher Daten- und Funktionsverlust durch das entsprechende Zielsystem (z. B. eRoom-Migration nach CenterStage V1.1)


Die oben beschriebene Ausgangslage trifft auf sehr viele bestehende eRoom-Installationen zu. Um also eine erfolgreiche und kontrollierte Migration durchführen zu können, bedarf es einer Methode, welche die oben genannten Punkte berücksichtigt.


Auf Basis der langjährigen Erfahrungen mit eRoom-Migrationen hat YADA eine Methode entwickelt, um eRoom-Systeme so zu migrieren, dass eine Migration sowohl aus IT- wie auch aus Anwendersicht ein echter Erfolg werden kann.

 

Die Herangehensweise

Eine erfolgreiche Migration von eRoom in ein beliebiges Zielsystem erreichen Sie dann, wenn es Ihnen gelingt, die drei folgenden maßgeblichen Erfolgsfaktoren für die migrierten Daten in Einklang zu bringen:

  • Vollständigkeit
  • Erhaltung des Kontextes
  • Benutzbarkeit

Um dies zu erreichen, bedarf es einer genauen Analyse und Planung, da bei den möglichen Zielsystemen wie z. B. MS Sharepoint diesbezüglich z. T. sehr starke Einschränkungen bestehen.

Funktionsweise des „eRoom | Migration Managers“ auf Raumebene:

 

1. Analyse und Klassifizierung

Der erste wichtige Schritt ist die Analyse und Klassifizierung aller Räume auf dem eRoom-Server, um eine klare Aussage über die 3 genannten Erfolgsfaktoren treffen zu können. Hierzu werden pro Raum 90 Werte erfasst, und auf dieser Basis werden Regeln erstellt, um alle Räume auf dem System einer eindeutigen Klasse zuordnen zu können (siehe „eRoom | Usage Analyzer“ für eine detaillierte Beschreibung dieses Moduls).

2. Vorbereitung

Diese Phase dient der Kommunikation mit den Anwendern über die bevorstehende Migration von Räumen. Wenn die Anwender informiert und keine Hindernisse mehr vorhanden sind, wird der Raum für den Migrationszeitraum „eingefroren“, so dass keine Inhalte mehr geändert werden können.

3. Archivierung

Wenn ein zu migrierender Raum aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen oder Unter-nehmensrichtlinien archiviert werden muss, kann dies vollautomatisch erfolgen (siehe „eRoom | offlineExplorer“ für die Archivierung von eRoom-Inhalten).

4. Migration

Sobald ein Raum die Voraussetzungen für eine Migration erfüllt, kann dieser mithilfe verschiedener am Markt erhältlicher Werkzeuge (wie z. B. „RedCarpet“ oder „Buldoser Center“ von Crown Partners), durch den „Migration Manager“ initiiert, migriert werden.

5. Löschung

Nach erfolgreicher Migration kann ein Raum für einen Übergangszeitraum im Lesemodus bereitgestellt und anschließend endgültig vom System gelöscht werden.

 

Sie wünschen professionelle Unterstützung? Wir helfen Ihnen gerne weiter:

  • Beim Erfassen der aktuellen Nutzung Ihres bestehenden eRoom-Systems sowie der Beurteilung der Konsequenzen für eine mögliche Migration
  • Bei der Erstellung eines Migrationskonzeptes
  • Bei der gesamten Durchführung des Migrationsprozesses

 

Designed for EMC

Die eRoom-Zusatzprodukte von YADA sind DFE (Designed for EMC) zertifiziert.

 

Usage Analyzer

Behalten Sie einen Überblick über die Nutzung von Räumen, die Möglichkeiten zur Bereinigung und die Konsequenzen einer Migration.

 

offlineExplorer

Dauerhafte Archivierung von eRoom-Inhalten jetzt noch einfacher!

Mehr erfahren »

 

SharePoint

Sorgenfreie Migration von eRoom nach SharePoint

 

Archive Service

Der „eRoom | Archive Service“ ermöglicht den Export und die dauerhafte Archivierung von eRoom-Inhalten in einem kostengünstigen Archivsystem.