eRoom | offlineExplorer

Dauerhafte Archivierung von eRoom-Inhalten jetzt noch schneller und noch einfacher

Mit dem „eRoom | offlineExplorer“ hat YADA eine Zusatzfunktion für eRoom entwickelt, die eine dauerhafte Archivierung von Räumen überhaupt erst ermöglicht.

 

Übersicht

  Erstellt eine vollständig offline lesbare Kopie eines Raumes.

 Ermöglicht die Archivierung von eRoom-Inhalten in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien (Compliance).

 Offline archivierte Räume lassen sich ohne spezielle Viewer-Technologie öffnen. Es ist lediglich ein PC mit gängigem Internet Browser notwendig.

 Offline archivierte Räume können auf Windows-Dateisystemen oder auch in Dokumenten-Management Systemen abgelegt werden.

 Offline archivierte Räume und deren Inhalte können von Suchmaschinen indiziert und wieder gefunden werden.

 Schnelle und einfache Out-of-the-Box Installation.

 

Anwendungsfälle

Im Laufe der Jahre sammeln sich viele ungenutzte Räume auf dem eRoom-Server an, in vielen Fällen die Räume beendeter  Projekte. Diese Räume verstopfen den Server, belasten Backups und kosten Onlinespeicherkapazität. Speziell für diese Ausgangslage wurde der „eRoom | offlineExplorer“ entwickelt. In der Praxis finden sich häufig folgende typische Anwendungsfälle für die dauerhafte Archivierung von eRoom-Inhalten:

  • Senkung der Infrastrukturkosten durch Archivierung von Räumen und anschließendem Löschen vom Server
  • Archivierung von eRoom-Inhalten aufgrund von gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien (Compliance)
  • Aufräumen des eRoom-Servers vor einem anstehenden Upgrade oder einer Migration (z. B. nach EMC CenterStage Pro oder MS SharePoint)

 

Funktion und Format

Mit dem „eRoom | offlineExplorer“ erstellen Sie eine vollständig offline lesbare Kopie eines Raumes. Dieser archivierte Raum wird zusammen mit den gesamten Inhalten in Form von Dokumenten, Projektplänen, Datenbanken, Diskussionen, Abstimmungen, Notizen, Links etc. sowie Komponenten der Benutzeroberfläche und der hierarchischen Strukturen abgespeichert.

Dieser offline archivierte Raum kann anschließend mit einem gängigen Internet Browser geöffnet werden, eine spezielle Viewer-Technologie ist nicht notwendig.

Ein offline archivierter Raum wird als Windowsordner abgespeichert.

Jedes Element besteht aus einem eigenen Ordner, einer XML -Datei zur Speicherung der Metadaten und der Inhalte sowie abgelegten „Office“-Dokumenten.

Dadurch können archivierte Räume und deren Inhalten von beliebigen Suchmaschinen indiziert und wiedergefunden werden.

Compliance

Erst mit diesem universellen Archivierungsformat wird eine dauerhafte Archivierung von eRoom -Inhalten in Übereinstimmung mit gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien (Compliance) überhaupt ermöglicht.

 

 

Volllizenz oder Export-Bundles – Wir haben das passende Modell für Sie!

Der „eRoom | offlineExplorer“ kann als unbeschränkt oder eingeschränkt nutzbares Produkt erworben werden:

  • Für eine dauerhafte Nutzung bzw. die Archivierung von vielen Räumen bieten wir eine Volllizenz, mit der uneingeschränkt viele Räume exportiert werden können.
  • Für die Archivierung weniger Räume können Sie eine Basislizenz und dazu entsprechende „Export-Bundle“-Lizenzen erwerben. Dieses Modell ermöglicht einen kostengünstigen Export ab 10 Räumen. Weitere „Export-Bundles“ für eine raumweise Archivierung können jederzeit erworben werden.

 

Referenz

OMV archiviert eRooms und deren Inhalte unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorschriften und organisatorischer Richtlinien für die Archivierung von Unternehmensdaten.

 

Designed for EMC

Die eRoom-Zusatzprodukte von YADA sind DFE (Designed for EMC) zertifiziert.