Wenn schon migrieren, dann bitte so sorgenfrei wie möglich

Die meisten eRoom-Nutzer sehen wenige Vorteile darin, ihre Collaboration-Plattform zu wechseln. Trotzdem kann es zwingende Gründe geben, die eine Migration auf SharePoint erforderlich machen. 

Dabei sollen die Räume möglichst samt Bearbeitungskontext übertragen werden, damit sie auf der neuen Plattform ähnlich weiterverwendet werden können. Ganz wichtig ist es, dass keine aufbewahrungspflichtigen Daten verloren gehen. Und natürlich soll die Migration möglichst schnell und reibungslos vonstatten gehen.

YADA hat in der Praxis Methoden und Tools entwickelt, die eine Migration nach SharePoint so sicher und automatisiert wie möglich durchführen. Dabei sind allerdings einige Dinge zu berücksichtigen.

 

Muss wirklich ALLES migriert werden?

Die Erfahrung zeigt, dass viele eRooms oft nur vorübergehend für einen bestimmten Zweck eröffnet, dann aber nicht mehr gebraucht werden oder obsolete Daten enthalten. Nach Jahren kann dies zu erheblichen Datenvolumen führen, die vor einer Migration gelöscht werden sollten.

Andererseits gibt es inaktive Räume, die aber Daten enthalten, die aus Compliance-Gründen aufzubewahren sind. Auch diese sollten nicht migriert, sondern eher archiviert werden, und zwar auf eine Weise, die sicherstellt, dass der volle Zugriff jederzeit erhalten bleibt.

Durch Löschen oder Archivieren inaktiver Räume reduziert sich das zu migrierende Volumen enorm, denn übrig bleiben nur die operativen Räume, die in SharePoint aktiv weitergeführt werden sollen. Dies vereinfacht und beschleunigt das gesamte Migrationsprojekt, spart Geld und Aufwand.

Mit YADA-Tools lassen sich die Räume entsprechend analysieren und klassifizieren, um die für jeden Raum beste Vorgehensweise zu bestimmen.

 

Wie kompatibel sind eRoom und SharePoint?

Die meisten Räume verwenden keine komplizierten eRoom-Funktionen und können mit unseren Migrations-Tools eins zu eins und voll automatisiert übertragen werden. Auch hier helfen unsere Tools, diese zu identifizieren und den Migrationsprozess effektiv zu steuern.

Übrig bleiben Räume, die eRoom-Funktionalitäten verwenden, die nicht exakt so in SharePoint abgebildet werden können. Hier sind unter Mitwirkung der Raum-Verantwortlichen Entscheidungen und individuelle Eingriffe erforderlich. Aber auch dabei helfen YADA-Tools, die solche Aktivitäten unterstützen.

 

Mit YADA: Hoher Automatisierungsgrad, Sicherheit und Kontrolle

Mit der praxisbewährten YADA-Migrationsmethode läuft eine eRoom-Migration so effizient und sorgenfrei wie möglich ab. Sämtliche vorhandenen Räume werden elektronisch erfasst, nach Kennwerten analysiert und klassifiziert.

Der YADA MigrationManager kontrolliert für jeden eRoom die Freigabe der auszuführenden Maßnahmen und stößt die Archivierung oder die automatische Übertragung nach SharePoint an.

Sämtliche Aktivitäten werden laufend überwacht und protokolliert und können im Falle einer fehlerhaften Übertragung auch per Roll-back wieder zurückgenommen werden.

 

 

Mit dem Software-Paket MigrationManager wird der gesamte Migrationsprozess optimal verwaltet und gesteuert – von der Analyse der Räume und Datenbestände über die Einbindung und Kommunikation mit den Anwendern, die Freigabe der zu tätigenden Aktionen, die Archivierung von Inhalten bis hin zum Auslösen des eigentlichen Migrationsvorganges und dem anschließenden Löschen der erfolgreich migrierten Räume. Enthalten sind zudem folgende Tools:

 

Usage Analyzer

Analyse und Klassifizierung aller Räume auf dem eRoom-Server nach Art der tatsächlichen Nutzung, der benutzen Funktionen und Inhalt.

Archive Service

Export und Archivierung von Räumen und kompletten Inhalten in Form einer offline (read only) lesbaren Kopie des Raumes.

Migration Assistant

Ermöglicht die manuelle Selektion von Ordnern, Dateien und Datenbanken, um diese geführt in SharePoint zu migrieren.

Link Preserver

Stellt sicher, dass Links korrekt übernommen werden und im Zielsystem auf die neue Speicheradresse verweisen.

 

DocAve Migrator

Die Software-Plattform DocAve unseres Partners AvePoint bietet mit dem DocAve Migrator ein effizientes und bewährtes Tool für SharePoint-Migrationen, vorausgesetzt, die Räume sind wie weiter unten beschrieben vorbereitet und bereinigt. Kontrolliert vom YADA MigrationManager findet dann für jeden freigegebenen Raum die automatische Überführung nach SharePoint statt, und zwar mittels eines eigens von YADA entwickelten Connectors, mit dem die Migration eines Raumes voll automatisch angestoßen wird.

 

 

Unser Leistungsangebot:

Der Umfang unserer Unterstützung bei Migrationsprojekten kann je nach Wunsch vom Kunden selbst bestimmt werden:

Das komplette Sorglos-Migrationsmanagement

In diesem Fall übernimmt YADA das Projekt vollständig, von der ersten Analyse, der Planung bis zur Durchführung, inklusive Projektmanagement und Beratung bei der SharePoint-Konfiguration. Der Kunde stellt die nötigen Betriebsmittel und den Zugang zur Systemumgebung zur Verfügung und sichert die Mitarbeit der für die eRooms verantwortlichen Anwender. 

Wir liefern Software-Tools und Beratung

In diesem Fall entschließt sich der Kunde, das Projekt selbstständig durchzuführen. Wir liefern die Software-Tools, einschließlich Einweisung, und stehen beratend an der Seite des Kunden.

Nur Software-Tools und Training

Natürlich können auch die Tools alleine erworben werden, wobei auch hierbei ein Training zur adäquaten Nutzung zu empfehlen ist.

 

 

 

Sie möchten mehr über eine Migration nach Sharepoint erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter.

Eine Migration von eRoom nach MS Sharepoint sollte genauestens analysiert, geplant und durchgeführt werden, um keine Überraschungen während der Migration zu erleben.

 

 

 

Success Story

YADA hat erfolgreich eine Multi-Terabyte SharePoint Migration für ein globales Düsseldorfer Kommunikations- unternehmen durchgeführt.

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Usage Analyzer

Behalten Sie einen Überblick über die Nutzung von Räumen, die Möglichkeiten zur Bereinigung und die Konsequenzen einer Migration.

 

Migration Manager

Analysiert und kategorisiert alle bestehenden Räume auf dem Server und steuert den gesamten Migrationsprozess.

 

Archive Service

Der „eRoom | Archive Service“ ermöglicht den Export und die dauerhafte Archivierung von eRoom-Inhalten in einem kostengünstigen Archivsystem.