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eRoom | AUTOMATOR

Automatisiert und standardisiert Arbeitsabläufe in eRoom. Der AUTOMATOR ist eine Workflow-Extension, mit der sich einfache Workflows und komplexe Business-Lösungen, wie der RECORDS MANAGER der MIGRATOR Enterprise, sowie die Pro Versionen unserer Extensions gleichermaßen konfigurieren lassen.

Übersicht

  • Analyse und Klassifizierung von Räumen und Inhalten
  • Automatisierung von Abläufen und Aktionen
  • Ein COCKPIT, mit dem Sie immer den Überblick behalten
  • Einfache Anwendungskonfiguration mit dem Control Center

Die wichtigsten Komponenten

Analyse und Klassifizierung

Die Analyse- und Klassifizierungsfunktion ermöglicht eine automatisierte Durchführung von Abläufen in eRoom auf Basis von Rauminhalten. Räume, die beispielsweise lange Zeit nicht mehr verwendet wurden, können automatisch archiviert werden, oder die Koordinatoren werden aufgefordert, den Raum zu löschen etc. Mit der Klassifizierungsfunktion lassen sich Räume mit spezifischer Nutzung bzw. spezifischen Inhalten mittels einfacher oder komplexer Regeln detailliert einordnen.

Automatisierung von Abläufen und Aktionen

Mit dem AUTOMATOR lassen sich viele Routineaufgaben automatisieren. Datenbankeinträge können beispielsweise auf Basis von unterschiedlichen Bedingungen von einem Schritt im Workflow in einen anderen verschoben werden, neue Einträge oder neue eRoom-Elemente können erstellt, Stati geändert werden etc. Anwender können sich automatisch über ein Ereignis benachrichtigen lassen oder um eine Freigabe gebeten werden. Räume können offline lesbar bleiben, archiviert, exportiert oder in ein anderes System migriert werden.

COCKPIT

In der Regel enthält jede Lösung ein eigenes COCKPIT. Über dieses COCKPIT erhalten die Verantwortlichen einen kompletten Überblick sowie Zugriff zu allen Workflowinstanzen und deren Stati und können die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen bearbeiten und wesentliche Funktionen der Lösung konfigurieren.

COCKPIT am Beispiel des MIGRATOR Enterprise

Jederzeit den vollen Überblick
 
 

Das MIGRATOR COCKPIT ermöglicht zu jeder Zeit einen Überblick über alle Vorgänge und Stati in Echtzeit. Darüber hinaus können Klassifizierungsregeln und E-Mail-Vorlagen angepasst und verschiedene Einstellungen konfiguriert werden.

AUTOMATOR Control Center

Übersichtliche und einfache Anwendungskonfiguration
 
 

Das AUTOMATOR Control Center wird mit der Anwendung automatisch installiert. Über das Control Center lassen sich u. a. Lizenzen und Workflowanwendungen (Module) einspielen und verwalten und E-Mail-Server und sog. Custom Actions konfigurieren.

Anwender-Benachrichtigungen

Automatisierte Benachrichtigung der Anwender
 
 

Anwender können jederzeit an verschiedenen Stellen im Workflow über Änderungen und Arbeitsaufträge benachrichtigt werden. Beliebig viele Benachrichtigungen können als Text- oder HTML-E-Mail erstellt und versandt werden. Über das COCKPIT können die E-Mail-Texte jederzeit angepasst werden. Eine Liste mit Variablen wie Raumname, Benutzername, Datum etc. ist verfügbar, sodass individuelle und persönlich zugeschnittene Nachrichten verschickt werden können.

Lösungen auf Basis des AUTOMATOR

 

 

RECORDS MANAGER

Die Records Management-Lösung von eRoom ermöglicht die Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für elektronische Dokumente mithilfe konfigurierbarer Aufbewahrungsregeln (Policies). Über diese zentral verwalteten und konfigurierbaren Regeln wird der gesamte Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten kontrolliert, die im Rahmen der Zusammenarbeit in Projekten und Geschäftsprozessen in eRoom erstellt und abgelegt werden.

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MIGRATOR Enterprise

Der MIGRATOR Enterprise migriert z. B. Inhalte aus eRoom nach SharePoint oder Office 365. Migrationen können von Administratoren, Koordinatoren oder Teilnehmern direkt aus einem Raum heraus initiiert werden. Darüber hinaus kann der MIGRATOR vollautomatisierte Migrationen auf Basis von eRoom-Inhalten durchführen und verfügt über eine Benachrichtigungsfunktion für Anwender. Über den Migrations-Monitor ist der aktuelle Status eines Raums einsehbar, und über das Migrations-Cockpit kann das Migrationsteam immer den aktuellen Stand einer Migration überwachen. Zusätzlich verfügt der MIGRATOR über eine Archivfunktion sowie die Möglichkeit, externe Links von eRoom zu SharePoint weiterzuleiten. Der MIGRATOR Enterprise ist eine einzigartige Migrationskomplettlösung. Mittels Third Party Tools wie dem DocAve Migrator können zusätzliche Migrationsquellen bereitgestellt werden.

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AUTOMATOR erfolgreich im Einsatz