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eRoom | digital office

Internetbasierte Zusammenarbeit kann so einfach sein.

Mit der eRoom-Software werden Online-Arbeitsplätze sicher und Unternehmen können intern und mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern Gemeinschaftsprojekte durchführen und Dokumente und Informationen austauschen und ablegen – und das über geographische Standorte und Zeitzonen hinweg.

Einfache und intuitive Bedienung

Merkmale

Skalierbarkeit

eRoom eignet sich für kleine Arbeitsgruppen ab 5 Benutzern und kann problemlos auf 100.000 Benutzer skaliert werden. Die Software wächst einfach und reibungslos mit Ihren Anforderungen.

Funktionale Erweiterbarkeit

eRoom verfügt über eine komfortable Programmierschnittstelle, die eine individuelle Anpassung an Kundenanforderungen ermöglicht.

Alle Funktionen für die erfolgreiche Zusammenarbeit

eRoom verfügt über alle Funktionen, die für eine erfolgreiche Zusammenarbeit notwendig sind: Planung, Verwaltung, Diskussion, Abstimmung, Dateiablage, Zugriffskontrolle, Versionskontrolle, Benachrichtigungen und vieles mehr. Die Lösung ist für nahezu alle Arten der webbasierten Zusammenarbeit geeignet.

Strukturiert und dennoch flexibel

Auf Basis von Vorlagen lassen sich Räume erstellen. Räume können gestaltet und jederzeit geändert werden, sodass sie an individuelle Arbeitsweisen anpassbar sind und den Unternehmensvorgaben entsprechen.

Hoher Bedienkomfort dank Drag & Drop

eRoom verfügt über ein Plug-in, mit dem Anwender Dateien oder ganze Ordnerstrukturen per Drag & Drop hoch- oder herunterladen können.

Sicherer Arbeitsplatz im Internet

eRoom bietet sichere Arbeitsplätze im Internet für Teams und Arbeitsgruppen. Der Zugriff erfolgt mit einem beliebigen Internet-Browser. Die Kommunikation zwischen dem Endgerät und dem Server erfolgt mit einer SSL-Verschlüsselung von 128 Bit.

Einfache Bedienung

Die Benutzeroberfläche ist einfach aufgebaut und intuitiv bedienbar. Über eine zentrale Übersicht sind alle Räume sichtbar, in denen ein Benutzer Mitglied ist. Der Aufbau der Räume ist an den Datei-Explorer von Windows angelehnt, sodass Anwender ohne Schulungsaufwand sofort darin arbeiten können.

Interne und externe Zusammenarbeit

Dank der Benutzerverwaltung von eRoom können neben internen auch externe Benutzer einfach und schnell ins System hinzugefügt werden.

eRoom-Elemente

Links

Eine Verknüpfung zu einer Website, einem anderen eRoom oder zu einer einzelnen Datei bzw. Seite in einem eRoom. Links können für alle Elemente erstellt werden, die über eine Web-Adresse (URL) verfügen.

Posteingänge

Ein spezieller Ordner, in dem E-Mails empfangen und abgelegt werden können. Projektbezogene E-Mails können in Kopie direkt an den eRoom geschickt werden, um ein automatisches Archiv für die Projektkorrespondenz zu erstellen.

Dashboards

Eine Zusammenfassung von Informationen aus einer oder mehreren Datenbanken, Kalendern oder Projektplänen. Dashboards können auch auf der Seite „Meine eRooms“ angezeigt werden.

Projektpläne

Ein einfacher Projektplan, der ein Gantt-Diagramm enthält und mit Microsoft® Outlook® synchronisiert werden kann. Projektaufgaben können gruppiert und gefiltert werden und der tatsächliche Fortschritt kann darin aufgezeichnet werden. Jeder Eintrag kann, wie jede eRoom-Seite, Kommentare und Anhänge enthalten.

Datenbanken

Eine vollständig anpassbare Datenbank für Meilensteine, Probleme, Kontaktpersonen oder andere strukturierte Projektinformationen. Sie können Felder und Datentypen auswählen sowie Einträge hinzufügen, sortieren, gruppieren, suchen und filtern. Wie jede andere eRoom-Seite kann auch ein Eintrag Kommentare und Anhänge enthalten.

Workflows

Mit den eRoom-Workflows lassen sich einfach und schnell gängige Workflows für strukturierte Abläufe erstellen. Dabei kann es sich um gemeinsame Dokumentenerstellung (z. B. Angebotserstellung), Problemverfolgung oder auch Aufgabenbearbeitung handeln.

Diskussionen

Ein Meinungsaustausch zwischen mehreren Personen, bei dem Sie Kommentare der anderen Personen lesen und eigene Beiträge hinzufügen können.

Abstimmungen

Eine Seite, auf der zu einer von Ihnen gestellten Frage abgestimmt werden kann. Sie geben die Antwortmöglichkeiten vor. Die Ergebnisse der Abstimmung werden automatisch ausgewertet und angezeigt.

Kalender

Ein einfacher Teamkalender mit Monats-, Wochen- und Listenansichten sowie wiederkehrenden Ereignissen und einer Funktion zur Synchronisierung mit Microsoft® Outlook®.

Dateien

Beliebige Dateitypen können ganz einfach per Drag & Drop hoch- und heruntergeladen werden.

Ordner

Ein Ort, an dem Sie Dateien, Links und andere eRoom-Elemente speichern, organisieren und kommentieren können.

Notizen

Eine einfache Textseite mit Bereichen für Dateianhänge und Kommentare. Im Gegensatz zu Dateien in einem eRoom ist zum Öffnen und Lesen von Notizen keine bestimmte Anwendung erforderlich.

eRoom-Funktionen

Interkom

Einfache Chatfunktion für die Mitglieder eines Raumes.

Suche

Findet Schlagworte in Titeln, Beschreibungen, Office-Dokumenten (Word, Excel, Power Point usw.) und PDF-Dokumenten. Eine Suchanfrage kann sowohl über alle Räume als auch innerhalb eines Raumes durchgeführt werden.

Online-Hilfe

Die Online-Hilfe ist von jeder beliebigen eRoom-Seite aus verfügbar. Zusätzlich wird die Hilfe kontextbezogen eingeblendet.

Telegramme

Um Benutzer über Änderungen und Neuigkeiten zu informieren, kann für jedes Element ein Telegramm per E-Mail an beliebige Mitglieder innerhalb eines Raumes verschickt werden. Über einen Link gelangen die Benutzer direkt zum gewünschten Element.

Benachrichtigungen

Das System benachrichtigt täglich automatisch alle Benutzer per E-Mail über Änderungen in deren Arbeitsbereichen. Darüber hinaus können Änderungsbenachrichtigungen für einzelne Elemente aktiviert werden.

Markierung ungelesener Elemente

Neue und geänderte Elemente werden automatisch als ungelesen dargestellt.

Drag & Drop

In eRoom lassen sich beliebige Dateitypen speichern. Diese können per Drag & Drop oder als ganze Ordnerstrukturen hoch- und heruntergeladen werden. Auch innerhalb der Software können eRoom-Elemente per Drag & Drop verschoben werden.

Versionskontrolle

Ist die Versionskontrolle aktiviert, wird automatisch eine neue Dateiversion erstellt, sobald Änderungen in der Datei durchgeführt wurden.

Zugriffskontrolle

Die Zugriffsrechte in eRoom können auf verschiedenen Ebenen gesteuert werden. Innerhalb eines Raumes lässt sich der Zugriff auf jedes einzelne Element steuern.

Nutzungsbeispiele

Projekt- und Aufgabenplanung

Neben der einfachen Bedienung machen die flexiblen Funktionen zur Projekt- und Aufgabenplanung eRoom zu einem der beliebtesten Werkzeuge für die Durchführung von Projekten. Mit zusätzlichen Funktionen wie Problemverwaltung, Dashboards und Ergebnisfreigabeworkflows haben Sie jederzeit die volle Kontrolle über Ihre Projekte.

Gemeinsame Dokumentenerstellung

Eine einfache Bedienung, Ablagemöglichkeiten in Ordnern, komfortables Hochladen per Drag & Drop sowie Versions- und Zugriffskontrolle für Dokumente erleichtern die gemeinsame Dokumentenerstellung.

Brainstorming und Diskussion

Einzelne Elemente verfügen über eine einfache Kommentarfunktion. Eine Diskussionsfunktion ermöglicht die Einrichtung themenbezogener News- und Expertenforen.

Meetingplanung und -verwaltung

Mithilfe des Kalenderelements sowie der Meetingverwaltung können Teams ihre Termine unternehmensübergreifend planen und verwalten. Eine Synchronisation mit Microsoft® Outlook® ermöglicht zudem den schnellen Abgleich mit der persönlichen Zeit- und Terminplanung.

Datei- und Informationsaustausch

Die Flexibilität und Funktionsvielfalt von eRoom ermöglicht den problemlosen Austausch von Dateien und beliebigen anderen Informationen.

Dokumentenerstellung mit Freigabeworkflows

Die Erstellung von Dokumenten im Rahmen formeller Prozesse sowie deren ein- oder mehrstufige Freigabe kann mit den hierzu entwickelten Freigabefunktionen von eRoom einfach und schnell konfiguriert werden.

Schnellere Entscheidungsfindung

Bei gemeinsamen Projekten sind Diskussionen und Entscheidungen unerlässlich. Beide Funktionen sind in eRoom fest integriert und beschleunigen in Kombination mit den aktuellsten Informationen die Entscheidungsfindung.

Extensions

ANALYZER

Analysiert und klassifiziert alle eRoom-Inhalte, sodass nicht mehr genutzte Inhalte identifiziert und archiviert oder gelöscht werden können. Auf diese Weise liefert ANALYZER die Informationsbasis für eine optimale Migrationsstrategie z. B. nach SharePoint oder O 365.

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AUTOMATOR

Automatisiert und standardisiert Arbeitsabläufe in eRoom. Der AUTOMATOR ist ein Workflow-Modul, mit dem sich einfache Workflows und komplexe Business-Lösungen, wie der RECORDS MANAGER oder der MIGRATOR, gleichermaßen konfigurieren lassen.

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MIGRATOR

Migriert alle eRoom-Inhalte automatisch oder durch Anstoß eines Benutzers nach SharePoint oder Office 365. Der Nutzer kann den aktuellen Stand des Migrationsprozesses über Benachrichtigungen und den Raum-Monitor nachverfolgen.

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ARCHIVER

Archiviert ganze Räume oder einzelne Inhalte in einem offenen Dateiformat und ermöglicht den Zugriff zu einem Raum über einen Web-Browser ohne eRoom oder speziellen Viewer.

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LIBRARY

Archiviert Räume unter Verwendung des offenen Dateiformates des ARCHIVER und stellt diese den Anwendern über ein Online-Portal zur Verfügung, sodass jederzeit auf archivierte Inhalte zugegriffen werden kann.

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EXPORTER

Exportiert Ordner, Dateien und Metadaten aus eRoom unter Beibehaltung der hierarchischen Strukturen ins Dateisystem und ermöglicht damit die lokale Ablage und Weiterbearbeitung oder die Migration dieser Inhalte in beliebige andere Systeme.

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eRoom Cloud Services

Einfach. Flexibel. Sicher. Sofort nutzbar

Seit über 15 Jahren bieten wir erfolgreich eRoom Cloud Services. Die eRoom Cloud stellt Ihnen die uneingeschränkte eRoom-Funktionalität als internetbasierten Mietservice zur Verfügung. Für die gängigen Anforderungen bieten wir Ihnen 3 flexible Tarife.

eRoom 5+

Ideal für Teams und Arbeitsgruppen. 1 Raum, 5 Benutzer und 1 GB Speicher inklusive. Die Nutzeranzahl und der Speicherplatz können jederzeit erweitert werden.

ab 99 € pro Monat

eRoom 15+

Ideal für Abteilungen sowie kleine und mittelständische Unternehmen. 1 Facility, bis zu 100 Räume, 15 Benutzer und 5 GB Speicher inklusive. Die Nutzeranzahl und der Speicherplatz können jederzeit erweitert werden.

ab 299 € pro Monat

eRoom 100+

Ideal für den langfristigen unternehmensweiten Einsatz. 1 dedizierter Server, bis zu 5.000 Räume, 100 Benutzer und 50 GB Speicher inklusive. Die Nutzeranzahl und der Speicherplatz können jederzeit erweitert werden.

ab 1.999€ pro Monat

eRoom erfolgreich im Einsatz.