Javascript ist deaktiviert. Dadurch ist Funktionalität der Website stark eingeschränkt.

eRoom | RECORDS MANAGER

Erfasst, verwaltet und kontrolliert den gesamten Lebenszyklus von elektronischen Dokumenten auf Basis von Aufbewahrungsregeln (Policies).

Übersicht

  • Vermeidung von Strafen durch Schutz von Dokumenten im Rahmen von Rechtstreitigkeiten.

  • Senkung der IT-Betriebskosten durch kontrolliertes Löschen von alten und ungenutzten Dokumenten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

  • Minimierung von Haftungsrisiken durch automatisches Löschen von Dokumenten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsregeln (Policies)

Sie entscheiden, welche Regeln für Ihr Unternehmen gelten.
 
 

Die Aufbewahrungsregeln ermöglichen den Schutz von Dokumenten vor dem Löschen durch Anwender sowie das gezielte und kontrollierte Löschen von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.

Die Zuweisung der Aufbewahrungsregeln erfolgt entweder manuell für einzelne Dateien, Ordner oder Dokumenten-Anhänge an eRoom-Elementen oder automatisch für einen Raum bzw. das ganze eRoom-System.

Policy Guard

Garantiert die Einhaltung der Policies und Legal Holds.
 
 

Stellt sicher, dass die Aufbewahrungsregeln (Policies) eingehalten werden, auch wenn Dokumente innerhalb eines Raumes bzw. von einem Raum in einen anderen kopiert oder verschoben werden, und schützt Dokumente im Rahmen von laufenden Rechtsstreitigkeiten.

eDiscovery

Kontrolle über alle Dokumente während eines Rechtstreits.
 
 

In der Records Management Administration kann ein sogenannter „Rechtsstreit“ angelegt werden, dem ganze Räume und einzelne Dateien über eine spezielle Suche oder durch direktes Zuweisen zugeordnet werden können.

Dateien, die einem Rechtsstreit zugeordnet sind, können für dessen Dauer nicht gelöscht werden, auch nicht, wenn die Löschung gemäß einer Aufbewahrungsregel (Policy) eigentlich erfolgen müsste.

Kontrollierte Löschung von Dokumenten

Sie entscheiden, ob ein Dokument endgültig gelöscht wird.
 
 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen können Dokumente automatisch zur Löschung freigegeben werden. Diese werden dann, z. B. einmal im Monat, automatisch gelöscht. Diese Dokumenten-Löschliste (Disposal List) für einen Raum ermöglicht es den Raumkoordinatoren, einzelne Dokumente aus diesem speziellen Records Management-Papierkorb wieder zu entfernen.

Records Management Administration

Alles im Blick
 
 

Die Records Management Administration ist eine zentrale Übersicht über alle Aufbewahrungsregeln und Rechtsstreitigkeiten. Diese können zentral angelegt und verwaltet werden. Alle Dokumente, die durch eine Aufbewahrungsregel geschützt sind, können zentral eingesehen werden. Darüber hinaus werden alle Dokumente, die aufgrund einer Aufbewahrungsregel gelöscht wurden, vollständig protokolliert (Policy Report).

Dashboard pro Raum

Auch auf Raumebene alles im Blick.
 
 

Im Dashboard befinden sich die notwendigen Funktionen, um Aufbewahrungsregeln und Rechtsstreits für Dokumente festzulegen und zu verwalten. Darüber hinaus steht eine Liste mit allen Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist (Disposal List) sowie eine Liste aller durch Aufbewahrungsregeln geschützten Dokumente (Policy Report) zur Verfügung.

RECORDS MANAGER erfolgreich im Einsatz